In orice moment, poti fi pusa in fata unei decizii importante pentru activitatea ta de zi cu zi, la birou: alegerea colaboratorilor. Sfaturile pe care ti le dau specialistii te vor ajuta sa faci o alegere pentru care sa te feliciti in fiecare zi.

Pe masura ce activitatea si colectivul unei firme se dezvolta, apar la fiecare pas noi provocari pentru managementul companiei. Pe de o parte exista, desigur, satisfactia dezvoltarii si a cresterii inregistrate, pe de alta parte apare intrebarea cum consolidam aceasta crestere, asigurandu-ne ca ea nu este una conjuncturala ci este rezultatul unei dezvoltari organice a firmei, cum prevenim aparitia unei eventuale scaderi, cum mentinem ritmul de crestere. Cu alte cuvinte, cum protejam rezultatul obtinut? La aceasta intrebare raspunde Cristina Pasat, Director General la agentia Professional.

Una dintre masurile imperativ necesare este o gestiune corecta si fundamentata a informatiilor. La acest proces participa de regula secretariatul si departamentul IT. Secretariatul asigura o distribuire corecta a informatiilor si mentine fluxurile de comunicare, iar departamentul IT asigura stocarea si prelucrarea informatiilor. Daca in secretariat se afla de regula o persoana angajata full-time, firmele mici si medii apeleaza adesea la un colaborator pentru serviciile IT (fie o persoana angajata part-time, fie o firma prestatoare de servicii de specialitate).

In ambele cazuri, ceea ce este important in evaluarea capacitatii colaboratorilor de a acoperi necesitatile firmei este in primul rand nivelul de responsabilitate si implicare si apoi capacitatea de a gandi si de a gasi solutii la problemele specifice. Este bine ca in evaluarea acestor categorii de colaboratori sa intelegem care este modul lor de gandire si de actiune si in ce masura este acesta util firmei. Multi manageri gresesc in evaluarea colaboratorilor cu abilitati tehnice (includem aici si secretariatul) evaluand doar cantitativ experienta acestora, ignorand aspectul calitativ al acesteia.

Uneori un colaborator fara experienta dar cu o curiozitate tehnica si un spirit inventiv poate fi mult mai de folos unei firme decat unul care are o experienta considerabila dar nu este animat neaparat de dorinta de a-i ajuta pe cei din jur sau de a participa activ la dezvoltarea activitatii organizatiei.
In ceea ce priveste alte categorii de colaboratori absolut indispensabili unei firme in crestere (contabili, avocati etc.), se aplica metode asemanatoare. Este important sa evaluam persoana cu care vom colabora si masura in care aceasta ne poate ajuta, chiar daca lucreaza in cadrul unei firme de specialitate.

Spre exemplu in cazul birourilor de avocati este desigur important renumele si prestigiul partenerilor biroului dar este de asemenea important pentru managerul care apeleaza la biroul de avocati sa evalueze avocatul cu care va colabora efectiv, care poate sa nu fie unul dintre parteneri.

Este important sa retinem ca apelarea la colaboratori specializati nu absolva managerul firmei de intelegerea corecta a problemelor pe care acestia le rezolva si nici de luarea deciziilor in domeniile in care acestia actioneaza. Este bine ca atunci cand decidem sa ne implicam din ce in ce mai putin in domeniile acoperite de colaboratorii la care am apelat sa avem deja o experienta proprie de durata in colaborarea cu ei si sa nu ne bazam doar pe experienta lor anterioara sau pe recomandarile primite. Cu alte cuvinte, increderea in colaboratori se cladeste in timp si pe baze solide (rezolvarea unor probleme reale in folosul firmei, care sa ateste competenta si capacitatea lor de a obtine rezultate).

Efortul initial al managerului de a intelege si de a analiza corect tot ceea ce fac colaboratorii la care a apelat se amortizeaza in timp prin castigarea increderii in colaboratori doar in cazul in care acestia merita acest lucru, si previne aparitia unor probleme suplimentare cum sunt surprizele pe care le-au inregistrat multi manageri care nu au verificat munca colaboratorilor cu atentie pe considerentul ca nu sunt specializati in domeniul acestora de expertiza.

Pana ce castigati incredere in colaboratorii pe care i-ati ales este bine sa puneti solutiile lor sub semnul intrebarii si sa le verificati cerand si opiniile altor specialisti. Efortul este costisitor, cel putin ca si timp, dar merita intrucat in felul acesta se pot evita multe surprize neplacute.